Soluções móveis agilizam vendas

São Paulo, 21 de Novembro de 2008 - Os funcionários da Lafi, distribuidora da marca italiana de cosméticos Alfaparf, no princípio não acreditaram que o uso de smartphones no setor de vendas da empresa, sugerido pelo diretor geral Luiz Figueiredo, facilitaria e agilizaria o trabalho deles.
Fazendo anotações dos pedidos em formulários de papel, os 70 representantes percorriam os salões e institutos de beleza do Sul do País e à noite, dos hotéis, enviavam por fax todos os pedidos realizados durante o dia para a distribuidora em Lages (SC).
Por conta disso, a diretora administrativa da Lafi, Edilmara Vanderlinde, lembra que alguns funcionários tinham que fazer hora extra: "Recebemos por volta de 80 a 120 pedidos por dia e perto do fim de semana eles dobram. Os funcionários dos centros de distribuição faziam horas extras em plena sexta-feira".
Na manhã seguinte, mais trabalho. O fax ficava ligado durante a noite toda e acumulava pedidos, alguns ilegíveis, o que acarretava erros e atrasos. Obviamente, isso aumentava os custos.
Segundo Edilmara, esses problemas foram resolvidos com a automação de vendas por meio do uso de aparelhos Blackberry com rede de dados da TIM e aplicativo da Komtop. "Os pedidos são enviados automaticamente para o nosso sistema", explica.
Em dez meses de uso, os resultados apareceram. O tempo de conferência dos pedidos, emissão das faturas e separação das mercadorias foi reduzido em 50%, acabando com as horas-extras.
Pedro Balista, gerente de tecnologia da informação da Medley, fabricante de medicamentos genéricos, também buscava agilizar o processo de vendas de seus produtos quando, em 2007, disponibilizou 320 smartphones Qtek 9100 e HTC P4351 para os representantes, o que gerou mais controle na gestão do estoque e desempenho dos distribuidores. "Antes, o representante anotava o pedido numa planilha e ligava no 0800 das distribuidoras para passar os dados. Só sabíamos se o pedido havia sido entregue ou não depois de alguns dias", recorda.
Com a automação, todos os pedidos enviados passam antes por um portal da Medley, que os direciona para o distribuidor escolhido pela farmácia. "Agora temos controle e, se um distribuidor não pode atender ao pedido, o sistema automaticamente passa a demanda para outro. Também sabemos por que o produto não poderá ser entregue."
O controle reduziu as perdas de vendas e trouxe significativa elevação no volume de produtos comercializados. "Em março de 2007 vendemos 380 mil caixas de remédio. Em outubro desse ano, o número saltou para três milhões", compara Balista.
Redução de custos
No grupo atacadista Embrasil os smartphones trouxeram economia. Muitos dos computadores de mão (PDAs) dos mil representantes - adotados desde 2000 - já estavam chegando ao fim de suas vidas úteis. Marcus Cavalcante, gerente de vendas do grupo, tinha duas opções: trocar por novos PDAs ou por smartphones Samsung i710.
"Hoje, o pedido chega em tempo real no nosso sistema. No modelo antigo, o representante se conectava por linha discada para um número 0800 ou usava o telefone do cliente para passar o pedido", conta Cavalcante.
A automação reduziu os gastos da Embrasil com telefonia. "O 0800 é mais caro do que a conexão com o smartphone. A economia tem sido de 60%", calcula ele. Hoje, 660 representantes trabalham com smartphones, que equiparão toda a equipe de vendas até 2009.